Is jouw zoektocht naar de perfecte locatie voor je huwelijk pas begonnen? Dan weet je als geen ander hoe belangrijk die ideale setting is. Daarom heb je ook een goede voorbereiding nodig. Je moet namelijk wel zeker zijn dat je de juiste locatie kiest. Er komen dan ook heel wat vragen naar boven als je een locatie gaat bekijken. Een checklist is dus wel op z’n plaats.

 

Wij maakten voor jou een overzicht van alle belangrijke zaken waar je rekening mee moet houden bij de keuze van je locatie. Print deze lijst met vragen dus op voorhand uit, en neem ze mee wanneer je de locatie bezoekt. Probeer de hele lijst af te checken! Dat maakt het proces achteraf een stuk gemakkelijker.

First things first

Om te beginnen zijn er altijd een aantal basisvragen waar je altijd mee moet starten. 

  • Is de gekozen datum voor mijn trouwfeest nog vrij?
  • Hoeveel personen kan ik maximaal op deze locatie ontvangen?
  • Hoeveel personen moet ik minimaal op deze locatie ontvangen?
  • Wat zijn de uren waarop we deze locatie huren?
  • Zijn er bepaalde renovaties gepland? Ziet het er op de gekozen datum nog hetzelfde uit als nu?
  • Is de locatie exclusief voor ons op de gekozen datum?

Over de ceremonie

  • Op welke plek vindt de ceremonie plaats? Zijn er meerdere keuzes?
  • Is dit een andere locatie dan waar de receptie plaats vindt?
  • Hoe verplaatsen we ons van de ceremonieruimte naar de receptie locatie?  
  • Verandert de locatie op basis van weersomstandigheden?
locatie ceremonie logistiek

Over de receptie

  • Worden er hapjes geserveerd tijdens de receptie? Zo ja, welke en hoeveel?
  • Hoeveel drankjes mogen we verwachten per persoon? Is het all-in?
  • Hoeveel tijd is er voorzien voor de receptie?
  • Is er een plek om de kaarten en cadeaus van de gasten veilig te bewaren?
  • Verandert de locatie op basis van weersomstandigheden?
locatie receptie

Over het eten en drinken

  • Is het diner altijd inbegrepen in de prijs?
  • Is de wijn inbegrepen in die prijs?
  • Welke keuze is er op het vlak van het menu en wijn?
  • Wordt het eten aan tafel gebracht of is er een buffet?
  • Kunnen we zelf bepaalde delen van het eten voorzien? Zoals snacks tussendoor of een dessertenbuffet?
  • Kunnen we kiezen voor eigen catering, of is de catering altijd voorzien?
  • Als we kiezen voor eigen catering, is de keuken dan beschikbaar?
  • Zijn tafels, bestek, borden enz. Inbegrepen in het budget? Wat moeten we zelf voorzien?
  • Is er een tasting voorzien om het menu op voorhand te testen?
  • Op welke uren voorziet de locatie het diner?
  • Welk personeel is er inbegrepen tijdens het diner?
  • Wat is de kost voor extra personeel?
  • Zijn er speciale menu’s (vegetarisch, veganistisch, glutenvrij, …)?
  • Is er een ontbijt mogelijk in de ochtend nadien?
  • Wordt er drank aan tafel geserveerd, of worden we verondersteld het af te halen aan een toog?
  • Hoe wordt drank aangerekend? Per fles of vat? Of betalen we één prijs per persoon?

Over de decoratie en voorzieningen 

  • Welk type tafels en stoelen zijn er beschikbaar op de locatie? Welke grootte en vorm?
  • Is er standaard bepaalde decoratie voorzien? Menu’s, tafelaankleding, bloemen, bruidstaart stand? Zijn er alternatieven om het zelf te doen?
  • Kunnen we aanpassingen doen in de voorziene decoratie, of blijft alles zoals het wordt aangeboden?
  • Indien we zelf voor decoratie zorgen, bestaat er de mogelijkheid om de dag voordien al voorbereidingen te doen?
  • Zijn er bepaalde restricties op het vlak van decoratie? Wat kunnen we wel en niet ophangen? Hoe zit het met kaarsen en bloemen?
  • Vanaf hoelaat is de locatie beschikbaar om alles op en top in orde te brengen?
locatie decoratie bloemen

Over het personeel

  • Is er een coördinator van de locatie zelf om alles in goede banen te leiden?
  • Wat zijn zijn of haar taken? Wat is inbegrepen en wat niet?
  • Zijn er obers op het avondfeest om drank rond te brengen?
  • Zijn er obers tijdens de receptie en het diner aanwezig om drank en eten rond te brengen?
  • Is er ander personeel inbegrepen in de prijs?

Over de logistiek

  • Is er een shuttle service mogelijk?
  • Hoe verloopt de verplaatsing van ceremonie naar receptie, van receptie naar diner, en van diner naar avondfeest? Wordt dit door jullie geregeld, of voorzien we zelf iets?
  • Is er een vestiaire voorzien om de jassen en andere spullen van de gasten te verzamelen?
  • Hoe zit het met openbaar vervoer?

Over het avondfeest

  • Is live muziek mogelijk? Hoe zit dat precies in elkaar?
  • Op welke plaatsen kunnen muzikanten zich installeren?
  • Waar is de dansvloer? Hoe groot is de dansvloer?
  • Is er een geschikte muziekinstallatie beschikbaar, of moet dat apart gehuurd worden?
  • Zijn er microfoons beschikbaar voor speeches (of karaoke)?
  • Kan ik een externe usb of laptop aan de geluidsinstallatie linken?
  • Tot hoelaat blijft de bar open?
  • Is er een mogelijkheid om de bar langer open te laten?
  • Op welk tijdstip moeten alle gasten de locatie verlaten hebben?

Over de accomodatie

  • Is er een suite voorzien voor bruid en bruidegom? Is deze inbegrepen in de prijs?
  • Zijn er andere kamers voorbehouden voor gasten?
  • Zijn er B&B’s of hotels in de buurt om gasten te laten verblijven?
  • Van welke taxi dienst maakt u meestal gebruik?
  • Om hoelaat checken we ten laatste uit?
  • Is er een aparte ruimte of kamer voor de bruid en bruidegom waar we ons kunnen klaarmaken, of tussendoor kunnen opfrissen?
locatie hotel

Over de faciliteiten

  • Zijn er bepaalde voorzieningen voor kinderen, zoals een speeltuin of aparte speelruimte?
  • Is er een lift aanwezig voor ouderen en rolstoelgebruikers?
  • Is er voldoende parking voorzien, en is deze inbegrepen in de prijs?
  • Is er een rookruimte voorzien?
  • Hoeveel toiletten zijn er? Hoe worden ze onderhouden?
  • Hoe zit het met verzekeringen van de locatie?
locatie toilet

Over de financiën 

  • Is er een betalingsplan?
  • Hoe wordt het voorschot betaald?
  • Is er een annulatieverzekering?
  • Is de prijs afhankelijk van het aantal gasten, of betalen we een vaste prijs voor de locatie?
  • Zijn er kortingen voor bepaalde periodes die buiten het seizoen vallen?

Zo, dat is al een hele lijst, toch? Tijdens je bezoek zullen een deel van deze vragen waarschijnlijk snel beantwoord worden. Sommige vragen zijn voor de locatie die jij op het oog hebt misschien niet eens relevant. En natuurlijk zijn er op het moment zelf toch nog heel wat vragen die naar boven komen. Met deze lijst geven we je gewoon een overzicht van de allerbelangrijkste zaken.

 

Nog een extra tip: maak meteen de juiste afspraken op basis van de lijst, eens je jouw ideale locatie hebt gekozen. Haal ‘m erbij, en zorg ervoor dat er achteraf geen discussie mogelijk is. Da’s het handigste voor jou én de eigenaar van de locatie.

Succes!

Meest gelezen:

Sorry. Nog geen gegevens beschikbaar.

Schrijf je in op onze nieuwsbrief.

Blijf op deze manier steeds op de hoogte van de trends in de bruidssector.